
Разумеется, вести инвентаризацию технических устройств можно традиционным способом — с помощью обычных журналов. Но подобный подход быстро исчерпает свои возможности и займет слишком много времени, если речь идет о крупном предприятии. Таким организациям требуется компьютеризированный учет вычислительной техники.
С его помощью можно:
контролировать количество компьютерной и организационной техники;
согласовывать заявки на поставки оборудования;
учитывать приход новой техники и списание старой;
распределять компьютеры между подразделениями фирмы и сотрудниками;
учитывать расход используемых материалов;
контролировать установку, обновление и удаление программного обеспечения;
формировать отчеты, связанные с компьютерной техникой;
проводить мониторинг состояния устройств;
отслеживать перемещения оборудования внутри предприятия.
АО «Информатика» предлагает собственную систему для организации учета техники — «АСМО — ВТ и ПО». Она помогает бизнесу автоматизировать сбор информации об устройствах и проводить инвентаризации. Система состоит из нескольких модулей, обеспечивающих учет справочной информации, вычислительной техники и программного обеспечения. Ниже мы подробнее расскажем о каждом из них.
Учет справочной информации о компьютерной технике
Чтобы компьютеры и прочие устройства на предприятии всегда работали с максимальной эффективностью, необходимо оперативно собирать и обрабатывать информацию об их состоянии. Помимо этого, следует вести учет документации, относящейся к поставкам, списаниям и перемещениям техники. Данные операции можно автоматизировать с помощью модуля, входящего в состав программы «АСМО — ВТ и ПО».
Он позволяет:
- Хранить данные о причинах списаний и ремонтов устройств
- Осуществлять мониторинг счетчиков оргтехники
- Контролировать остатки расходных материалов
- Вести учет поставщиков техники
- Отслеживать характеристики компьютеров, МФУ и других периферийных устройств
Любую информацию, внесенную в базу, легко найти с помощью встроенного поиска или сортировки. Кроме того, при наличии прав доступа пользователи могут выводить интересующие данные через формы запросов.
Модуль обладает гибкими настройками. Поэтому каждая компания, приобретающая лицензию на использование продукта, может конфигурировать учет информации под свои потребности.
Учет средств вычислительной техники
Для поддержания работоспособности компании важно контролировать каждое рабочее место. Этот процесс тоже можно автоматизировать с помощью решения от компании АО «Информатика». Открыв узел запуска «Картотека объектов», пользователь получит доступ к информации обо всех видах оборудования в его распоряжении.
В каталоге отображаются:
Нажав на любой пункт каталога, можно увидеть состояние каждого из объектов, их наименования, серийные номера, марки и т. д.
Помимо устройств, в картотеке отображаются их узлы. Благодаря этому можно вести учет не только целых компьютеров, но и комплектующих: процессоров, плат оперативной памяти, видеокарт, блоков питания и т. д. Данная функция позволяет отслеживать оборудование, находящееся в резерве на складе. Если какой-либо компонент выйдет из строя, ответственное лицо сможет быстро понять, есть ли возможность заменить его запасной деталью или необходимо оформлять заказ у поставщика.
Еще один узел картотеки объектов позволяет разделить оборудование по подразделениям. Такая систематизация помогает оперативно принимать решения о перемещениях. Например, если окажется, что в отделе закупок число компьютеров превышает количество сотрудников, а в бухгалтерии их не хватает, руководство быстро узнает об этом факте.
При необходимости пользователи могут фильтровать объекты по состоянию: «Эксплуатация», «Резерв», «Выведено из эксплуатации». Кроме того, нужное устройство можно быстро найти по наименованию, заводу-производителю или характеристикам.
Функционал программного обеспечения
Помимо учета устройств, в состав модуля входят и другие разделы:
-
«Журнал документов»
Позволяет автоматизировать любые процессы, связанные с приходами, списаниями, инвентаризацией, модернизацией и т. д. Можно легко заменить бумажный документооборот электронным. После этого для перемещения устройства достаточно будет сделать несколько кликов мышью, выбрав объект из каталога и внеся в форму необходимые данные.
-
«Расходные материалы»
Помогает вести учет товаров, необходимых для работы оборудования. Например, с его помощью можно контролировать остатки термобумаги, картриджей, пасты для радиаторов, чернильниц, барабанов и т. д. Функционал позволяет перемещать ТМЦ между подразделениями, списывать их, ставить на приход, отслеживать расход. Доступна пользователям и история всех операций, связанных с материалом.
-
«Мониторинг состояния оргтехники»
Можно отслеживать текущий статус многофункциональных устройств, принтеров, сканеров и другого оборудования. В таблице указываются данные об остатках расходного материала, имеющегося в распоряжении конкретной единицы оргтехники, а также информация о последних ошибках. Пользователи могут выполнять опросы оборудования за любой промежуток времени. Кроме того, встроенная функция позволяет сравнивать данные мониторинга за различные периоды времени. Каждому устройству присваивается свой IP-адрес, по которому быстро выполняется поиск.
-
«Планово-профилактическое обслуживание»
Можно рассчитывать даты ППО в автоматическом режиме. Пользователю достаточно ввести информацию о первом планово-профилактическом обслуживании и задать его периодичность. Потом программа будет самостоятельно напоминать о ППО. При выполнении обслуживания в систему можно внести информацию о выявленных дефектах и проведенных работах, и она сохранится на сервере. В дальнейшем у любого пользователя с соответствующим уровнем доступа будет возможность запрашивать эти данные.
-
«Ремонты устройств».
Функционал позволяет контролировать сроки и стоимость восстановления работоспособности организационной и вычислительной техники. В таблицу можно внести информацию о подрядчике, даты начала и завершения ремонта, его цену, причины выхода устройства из строя и т. д. Так гораздо проще контролировать количество техники в нерабочем состоянии. Информация группируется по филиалам, типам устройств, датам начала и окончания ремонтных работ.

Учет информационных систем
Решение, разработанное АО «Информатика», позволяет совместить учет технических устройств и программного обеспечения. Вся информация о ПО собрана в узле «Информационные системы». Функционал помогает вести учет не только уже установленных программ, но и тех, которые планируется приобрести в будущем. За каждым продуктом можно закрепить информацию о назначении, филиале, в котором он используется, лицах, ответственных за его работоспособность.
Система ведет автоматический учет лицензий. Достаточно просто ввести информацию о договоре в картотеку. В дальнейшем она самостоятельно будет корректировать количество выданных лицензий. Эта функция пригодится в том случае, если компания часто удаляет и устанавливает программы, распространяемые на платной основе.
Дополнительно данный модуль позволяет вести учет информационных активов. Это избавляет организацию от необходимости приобретать специализированное ПО для контроля нематериальной собственности. Таблицы, базы данных, созданные программы и другие виды информационных активов можно внести в единый каталог.
Как вводить и просматривать информацию в «АСМО — ВТ и ПО»
Программное решение позволяет гибко настраивать уровни доступа. Соответственно, одни пользователи могут лишь читать определенные разделы картотеки, а другие — не только просматривать, но и редактировать.
Просмотр значений внутри каталога оптимизирован для лучшего восприятия. Так, в таблице можно настраивать сортировку и фильтрацию по пользовательским запросам. Внутренняя система поиска позволяет быстро находить нужные данные.
Для более подробного ознакомления со всеми способами ввода и просмотра информации рекомендуется обратиться к пользовательскому руководству.
Если решили организовать такой учет, то…
Достаточно просто приобрести лицензию и установить систему «АСМО — ВТ и ПО». После вы сможете быстро вносить, редактировать и запрашивать информацию обо всех используемых устройствах и программах. Разработчики системы учета позаботились о том, чтобы интерфейс был насыщенным, но не слишком перегруженным, понятным и удобным. Благодаря этому сотрудники организации быстро освоят нововведение.
При этом у вас есть возможность проверить программу еще до покупки. Каждому клиенту предоставляется один месяц бесплатного использования. Тестовый период не ограничивает пользователей в правах доступа и позволяет полноценно оценить функционал системы. Все необходимые материалы для начала работы будут бесплатно предоставлены командой АО «Информатика». Вы также можете обращаться к специалистам технической поддержки, они помогут разобраться в особенностях ПО.
Программа отличается большой гибкостью. На ее базе можно разрабатывать дополнительные приложения и функции, а саму оболочку — конфигурировать для любой отрасли (от нефтегазовой добычи до аэрокосмического производства). Чтобы получить консультацию и заказать лицензионную систему «АСМО — ВТ и ПО», перейдите по ссылке.
