Как программы для управления предприятием помогают оптимизировать бизнес

1 ноября 2024

Ни одно современное предприятие не может работать без хорошо настроенной цифровой системы управления. С помощью такого программного обеспечения согласовывают работу подразделений, оформляют заказы контрагентам, контролируют выполнение задач, рассчитывают размеры налогов и выполняют множество других функций. В этой статье мы расскажем, как работают подобные системы и какие преимущества может получить бизнес благодаря их внедрению.

Что такое программы для управления предприятием?

Программы для управления предприятием чаще называют ERP. Данная аббревиатура расшифровывается как Enterprise Resource Planning. ERP необходимы для контроля всего цикла производства: от закупки сырья до реализации готового продукта. Они позволяют вести учет ресурсов, которые предприятие использует для создания и сбыта товаров. Чаще всего при помощи программных комплексов отслеживают затраты рабочего времени, финансовых средств и сырья.

Сфера применения ERP достаточно широка. Подобные системы используются в производстве, маркетинге, закупках, логистике, подборе персонала, продажах. Их внедрение позволяет повышать рентабельность компании и своевременно отслеживать использование ресурсов.

Чтобы наглядно продемонстрировать необходимость программных систем управления, рассмотрим конкретный пример. Компания занимается производством корпусной мебели. Ей постоянно требуется закупать листы ДСП, евровинты, саморезы, гвозди, ножки, петли. Заказы из магазинов поступают неравномерно: например, в одном месяце требуется больше столов, в другом — шкафов. Поэтому предприятию необходимо обеспечить некоторую гибкость производства. Если в какой-то момент на складе закончатся материалы, весь процесс изготовления мебели остановится, и компания начнет нести убытки. То же самое касается персонала. Если листы будет некому раскраивать, производство замедлится.

Для предотвращения убытков предприятие внедряет ERP-систему. Она позволяет оцифровать производство. В систему вносятся сведения о заказах, количестве остатков на складах, численности персонала и т. д. Также программный комплекс позволяет рассчитывать себестоимость продукции, фиксировать продажи, вести бухгалтерский учет.

Структура и функционал ERP-систем

По своей структуре компьютерные программы для управления предприятием делятся на два основных типа:

Модульные

Такие программные комплексы состоят из отдельных блоков. Они подходят для тех компаний, которым требуется ограниченный функционал. Например, фабрике со штатом в 30 человек может не понадобиться модуль управления персоналом. Но без блока, отвечающего за производство, она функционировать не сможет.
Монолитные

Эти системы внедряются целиком. В этом случае подключать модули по отдельности нельзя. Такие ERP отличаются меньшей ценой. Во многом они рассчитаны на небольшие компании, которые не имеют достаточных ресурсов для самостоятельного внедрения отдельных компонентов ПО.

В большинстве случаев полноценная ERP-система состоит из следующего набора модулей:

производственного;
кадрового;
контроля продаж и управления ими;
бухгалтерского;
расчета себестоимости;
логистического;
управления контрагентами;
аналитического;
формирования отчетности;
управления и контроля корпоративных задач.

Виды ERP-систем

Программные комплексы для автоматизации предприятия классифицируются несколькими способами:

По сфере деятельности

Существуют программы для фармацевтики, металлургии, станкостроения, торговли, химической промышленности и т. д. Во многом их функционал схож, но отличается незначительными деталями.
По методу установки

Программа для работы предприятия может находиться в облаке или на локальном сервере. В первом случае компания сможет сэкономить на обслуживании собственной инфраструктуры. Во втором — она вкладывается в конфиденциальность информации.
По типу лицензии

Большинство систем являются проприетарными, то есть приобретаются собственником бизнеса в готовом виде. Некоторые программы распространяются бесплатно, они имеют открытый код. Такое ПО почти всегда нуждается в доработке собственными силами.

Какие задачи решает внедрение ERP

До появления программ управления предприятием руководители компаний занимались операционной деятельностью в ручном режиме. Отчеты о деятельности отделов распечатывались и складывались в папки, а затем пылились на полках. Информацию, хранящуюся в таком виде, крайне неудобно искать и обрабатывать. Даже в тех компаниях, которые пользовались таблицами Excel вместо папок с отчетами, проблема оставалась нерешенной. Данные из разных книг необходимо сводить и перепроверять вручную. При такой организации работы неизбежно возникают ошибки, влияющие на результат. Именно чтобы избежать этих последствий, предприятия массово внедряют ERP-системы.

В каждой отрасли программные продукты решают конкретные задачи, характерные для одного сектора экономики. Например, в логистике ERP используются для сбора, обработки и хранения данных о машинах, водителях, складах и товарах. В металлургии такие системы применяются для контроля объемов производства, остатков сырья и запасов готовой продукции.

Программы для управления предприятием обычно выполняют следующие функции:

1 вычисление себестоимости продукции;

2 ведение складского, бухгалтерского и кадрового учета;

3 мониторинг продаж;

4 постановку задач и контроль их исполнения;

5 формирование отчетности;

6 планирование закупок;

7 отслеживание заказов и т. д.

Используя ERP, можно более эффективно управлять как линейным персоналом, так и ключевыми кадрами: бухгалтерами, финансистами, руководителями отделов. Автоматизация производства дает возможность оптимизировать всю структуру изготовления продукта.

Внедрение программных комплексов такого типа имеет наибольший смысл для предприятий, занятых в реальном секторе экономики. Они предоставляют множество возможностей фабрикам, заводам, розничным магазинам. Наибольший экономический эффект получают крупные компании, занятые логистикой, добычей полезных ископаемых, обработкой сырья. Для организаций, производящих нематериальные продукты, таких как банки и IT-фирмы, внедрение ERP, как правило, дает более скромные результаты, но существенно упрощает управление персоналом.

Чем ERP отличается от CRM?

ERP

ERP часто путают с другими продуктами, автоматизирующими бизнес, — CRM (Customer Relationship Management). Программные системы второго типа используются для управления отношениями между заказчиком и исполнителем или клиентом и продавцом. Они позволяют сделать прозрачным процесс взаимодействия между участниками сделки. Чаще всего такие системы применяются в сферах маркетинга, торговли и найма персонала.

CRM

CRM необходима любой компании, продающей продукт в несколько этапов. Предположим, фирма занимается строительством и ремонтом загородных домов. Клиент заказывает архитектурный проект, а затем прекращает сотрудничество. Если не вести учет таких контрагентов, компания потеряет в продажах. При использовании CRM можно зафиксировать данные о клиенте и позже предложить ему продолжить сотрудничество: заказать подготовку участка, проложить коммуникации. Благодаря такой системе менеджер в любой момент может получить развернутую информацию о контрагенте, включая номер договора, дату последнего звонка и достигнутые результаты в процессе переговоров.

Большинство ERP-программ позволяет выполнять те же задачи. Фактически функционал CRM встроен в такое ПО. Но, в отличие от ERP, системы управления отношениями не позволяют контролировать весь процесс производства. Именно поэтому CRM чаще используются либо небольшими организациями, либо фирмами, не участвующими в создании реальных продуктов.

Представим компанию, занимающуюся пошивом одежды на заказ. Масштаб ее производства невелик: годовой оборот не превышает 10–20 миллионов рублей, а в штате состоит всего 10 сотрудников. Необходимости внедрять дорогую и сложную ERP у такой компании точно нет. Это дорогой комплекс, который не поможет в решении текущих задач. Однако использование CRM способно улучшить работу такой компании. Система позволит вести грамотный учет клиентов, автоматизировать процесс получения заявок, более рационально использовать рабочее время сотрудников. В программе будут собираться данные о каждом из клиентов: когда он оформлял последний заказ, на какую сумму, какие пожелания высказывал. Хранящаяся информация позволит более эффективно выстроить маркетинг.

Если речь идет не о небольшом ателье, а о нефтегазовой компании с миллиардными оборотами, функционала CRM-системы будет недостаточно. Такому предприятию гарантированно потребуется ERP со всеми стандартными модулями.

Преимущества и недостатки ERP

преимущества

Полная оцифровка производства

Все процессы, происходящие на предприятии, после внедрения ERP можно будет отслеживать с одного устройства, в том числе удаленно. Информация синхронизируется между пользователями системы, поэтому при необходимости руководители разных подразделений получат доступ к одним и тем же данным.
Возможность доработки

Если у компании возникает потребность в решении дополнительных задач, ERP можно дополнить новыми блоками. При необходимости уже включенные модули легко убрать.
Автоматизация бизнес-процессов

Программа управления предприятием позволяет руководителям и сотрудникам бухгалтерии уйти от привычной рутины. Система даст возможность автоматически формировать отчеты и контролировать деятельность подразделений.
Оптимизация управления

Зачастую в компаниях, которые еще не внедрили ERP, нет порядка в вопросах руководства персоналом. Установка системы позволит более грамотно подходить к управлению, постановке задач и планировать загрузку как целых отделов, так и конкретных сотрудников.

недостатки

Высокая цена

Большинство известных ERP-систем стоят дорого, поэтому не подходят для небольших компаний.
Долгое внедрение

Использование функционала ERP-систем требует от сотрудников готовности к серьезным изменениям. От них требуется обучиться новым способам работы, чтобы перейти от рутины к автоматизации. Кроме того, подгонка стандартного программного обеспечения потребует не только привлечения разработчиков и консультантов, но и больших затрат времени.
Санкционные ограничения

Многие системы, активно использовавшиеся компаниями еще несколько лет назад, сегодня прекратили работать в России. Но сейчас их успешно заменяют программные продукты отечественной разработки.

Многие системы, активно использовавшиеся компаниями еще несколько лет назад, сегодня прекратили работать в России. Но сейчас их успешно заменяют программные продукты отечественной разработки.

Особенности ERP «АСМО-предприятие»

Данный программный комплекс разработан российской компанией с учетом специфики налогового, трудового и бухгалтерского законодательства РФ. «АСМО-предприятие» позволяет решать полный спектр бизнес-задач. В состав комплекса входят такие модули:

«Закупки»;
«Затраты»;
«Документооборот»;
«Управление персоналом»;
«Медицинское обеспечение»;
«Мероприятия»;
«Транспорт»;
«Экология» и др.

По сравнению с аналогами данное решение имеет ряд важных преимуществ:

комплекс можно легко интегрировать с внешними информационными системами;
программный код открыт для редактирования;
отчетные и экранные формы можно создавать самостоятельно;
единый интерфейс для администрирования и разработки;
есть возможность для гибкой настройки ролевых моделей пользователей;
поддерживается работа распределенных баз данных.

Модули внедряются как целиком, так и в составе единой системы. Чтобы узнать больше о возможностях «АСМО-предприятие», оставьте заявку на сайте.