Ведение НСИ

Нормативно-справочная информация (НСИ) — это совокупность справочных данных, регламентов и стандартов, используемых в компании или организации. Они систематизируются в виде справочников, словарей и классификаторов, которые могут быть как простыми (линейными), так и более сложными, иерархическими.

Такие данные создаются в рамках одних бизнес-процессов и применяются в других. В результате для документов, отражающих операционную деятельность компании, формируется единая понятийная база. Естественно, она должна создаваться по установленным правилам и регулярно обновляться. Для решения этого вопроса требуется централизованное ведение НСИ, которое представляет собой информационный фундамент системы управления компанией.

В чем важность нормативно-справочной информации

НСИ пронизывает все бизнес-процессы компании. Например, при финансировании проектов создается финансовая база данных по каждому из них, в которой фиксируются сведения о контрактах и расходах, классифицируется информация о контрагентах, сотрудниках, участвующих в проекте, и банках. Для взаимодействия с партнерами формируется их реестр.

При создании корпоративной информационной системы формируются справочники информационных ресурсов. В них входят терминология, классификаторы, перечни документов и другие данные, используемые во всей компании. Эти справочники распространяются как внутри организации, так и между партнерами. Некорректные или устаревшие данные в справочниках могут привести к ошибкам, отказу в признании документов, потерям времени сотрудников и ухудшению репутации компании.

Кроме того, НСИ обеспечивает единое информационное пространство для всех документов (приказов, счетов, договоров). На основе этих данных формируются различные внутренние отчеты, в том числе бухгалтерские и финансовые. Несогласованность информации в справочниках внутри компании может вызвать разные проблемы. Например, неточные сведения при закупке материалов могут привести к избыточным запасам и повышению затрат на хранение.

С другой стороны, ошибки в НСИ могут повлиять на взаимодействие с клиентами и партнерами. Распространенная проблема: цена товара обновилась в одном справочнике, но не отразилась в другом, в итоге на сайте осталась старая стоимость. Клиент может отказаться от покупки и обратиться к конкуренту с более актуальной информацией.

Таким образом, НСИ оказывает влияние:

1. На документооборот компании
2. Подготовку отчетности всех типов
3. Продажи
4. Взаимодействие с контрагентами, клиентами и партнерами
5. Управленческие решения
6. Репутацию компании

Проблемы НСИ и пути их решения

Часто на предприятиях одновременно используются несколько информационных систем. При правильном менеджменте это приводит к их интеграции для создания единого инфопространства, способствующего повышению эффективности работы компании.

На практике же, когда в организации функционирует несколько ИС, ситуация складывается следующим образом. Несмотря на одинаковые названия справочников в разных системах, из-за отсутствия единого регламента по работе с НСИ пользователи устанавливают свои собственные правила работы с этими справочниками.

В результате в корпоративном информационном пространстве возникает неразбериха. Происходит дублирование данных, их идентификация становится невозможной. Такая ситуация мешает формировать корректные отчеты и приводит к искажению реальной картины деятельности компании.

Рассмотрим несколько примеров из реальной практики.

Чтобы упорядочить, консолидировать и синхронизировать данные, устранить их избыточность и упростить поиск нужной информации, в организации внедряется система управления нормативно-справочной информацией (Master Data Management, MDM). Ее основная задача — создание единого, полного и непротиворечивого источника данных, доступного для всех бизнес-подразделений. Решение MDM помогает справиться с рядом проблем.

1. Дублирование данных. Повторяющаяся информация затрудняет эффективное взаимодействие между сотрудниками и нарушает работу автоматизированных систем. Например, один и тот же объект может иметь разные названия в справочниках.
2. Фрагментарность данных. Отсутствие связи между различными справочниками приводит к разрозненности информации.
3. Недостоверные данные. Использование неточных данных в отчетах может привести к неверным управленческим и финансовым решениям. В результате сотрудники вынуждены тратить время на проверку и ручное исправление информации, что замедляет процессы в компании.
4. Высокие затраты на поддержку разрозненных систем. Приходится тратить дополнительные ресурсы (кадровые и технические) на создание и поддержание НСИ в разных системах.

Таким образом, ведение справочников НСИ и создание единого информационного пространства становится необходимостью для любого предприятия — будь то холдинг, крупная или средняя компания. Требования к стандартизации универсальны и не зависят от размера или структуры организации.

Заказать консультацию

Расскажите о вашей задаче. Подготовим решение, проведем демонстрацию, рассчитаем стоимость.

Нажимая кнопку «Заказать консультацию», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением

Преимущества НСИ

Внедрение MDM оказывает положительное влияние на бизнес-процессы.

1. Повышается эффективность управления компанией за счет объединения корпоративных справочников и ускоренного обмена данными между ними.
2. Сокращаются затраты на внедрение новых систем.
3. Устраняются расходы на исправление некорректной или устаревшей информации.
4. Формируется единое информационное пространство внутри организации.
5. Снижаются расходы на подготовку консолидированной отчетности.
6. Повышается уровень полноты, точности, актуальности и согласованности данных НСИ.
7. Обеспечивается прозрачность отслеживания изменений данных.
8. Внедряются новые бизнес-метрики для оценки качества информации.
9. Улучшается контроль за состоянием складов, снижаются объемы остатков нереализованных товаров и затраты на их хранение.
10. Сокращается задолженность за счет единого перечня контрагентов.
11. Освобождаются ресурсы, которые ранее были направленные на поддержку устаревших справочников в разных системах.
12. Повышается точность информации в отчетах.
13. Унифицируются данные в корпоративных хранилищах.
14. Уменьшаются сроки выполнения бизнес-процессов.
15. Появляется возможность персонализировать взаимодействие с клиентами.
16. Дублирующие записи объединяются в единую.
17. Обновление информации о продуктах в различных системах ускоряется примерно на 90 %.
18. Появляется возможность управлять данными из разных источников.

После ввода централизованной системы управления НСИ все операции с данными строго регламентируются. Другие информационные системы компании получают данные через заранее определенные интерфейсы.

Использование MDM дает сотрудникам доступ к наиболее полным и актуальным корпоративным данным. Это способствует автоматизации процессов согласования изменений информации и помогает лучше соответствовать требованиям регуляторов в банковской, нефтегазовой, страховой, фармацевтической и других отраслях. Также это открывает новые возможности для бизнеса, включая увеличение продаж (за счет up-sale и cross-sale) и развитие цифровых каналов взаимодействия с клиентами. Компании получают возможность объединять данные о транзакциях с информацией из интернета вещей (IoT).

Еще одно важное преимущество MDM — защита корпоративных данных. Система позволяет обезличивать информацию, скрывая часть данных, например о VIP-клиентах, — теперь их могут видеть только сотрудники с особым доступом. При этом сами данные остаются корректными и полными.Кроме того, MDM облегчает поиск нужной информации, позволяя использовать текстовые запросы в свободной форме.

Особенности ведения справочников НСИ

Создание единой информационной системы управления НСИ требует комплексного подхода, включающего как организационные, так и технологические, информационные решения. Необходимые шаги:

1. Разработка и утверждение регламента централизованного управления НСИ.

2. Создание специализированного подразделения, отвечающего за централизованное ведение НСИ.

3. Нормализация данных в локальных справочниках, включая поиск и устранение дубликатов, классификацию объектов, разработку перечня характеристик, выявление и исправление некорректных данных.

4. Загрузка проверенных и приведенных в порядок данных в систему управления НСИ.

Одним из ключевых факторов успешного внедрения новой учетной системы является правильное проектирование структуры нормативно-справочной информации. Решать эту задачу следует как можно раньше — желательно сразу после старта проекта. Такой подход позволит не только сформировать оптимальную структуру справочника, но и протестировать различные сценарии, выбрать наилучшие варианты классификаций и избежать проблем на этапе эксплуатации системы.

Однако если сроки внедрения слишком сжаты, возможен перенос данных «как есть» с последующей реорганизацией структуры и устранением дублей уже после запуска. Этот подход чреват значительными трудозатратами, так как потребует не только очистки справочников, но и приведения в порядок остатков, документов, проведения сверок и инвентаризаций. Поэтому лучше потратить время на проработку структуры на старте проекта, чем столкнуться с хаосом данных на этапе эксплуатации.

Заключение

Централизованное управление нормативно-справочной информацией позволяет компаниям формировать надежную и согласованную базу данных — основу эффективного управления, цифровизации и устойчивого развития бизнеса. В условиях быстро меняющейся среды именно качественная работа с НСИ становится залогом конкурентоспособности, прозрачности процессов и высокой скорости принятия решений.

Остались вопросы?

Заполните форму. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.

Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением